La dématérialisation, un impact pour tous les services de l'entreprise.

Le numérique transforme les métiers. En particulier les métiers du document, dont l’évolution a donné lieu à une déclinaison de nouveaux postes et fonctions dans les entreprises. Petite radioscopie des évolutions professionnelles.

 

Pas un secteur, pas une activité ne sont aujourd’hui épargnés par la déferlante du numérique. Elle se nourrit de la dématérialisation de l’information, qui intervient à plusieurs niveaux dans l’entreprise et touche tout ce qui a trait aux supports mais aussi aux échanges et surtout aux processus. Alors que le volume des données ne cesse de croître, et qu’il faut le canaliser, l’organiser et le conserver, à qui confier dans l’entreprise cette mission ? La transformation numérique n’est pas uniquement portée par le DSI ou le Chief Digital Officer, ou encore le Business Information Manager. Les directions métiers, sont elles aussi, amenées à adopter de nouveaux comportements et développer de nouvelles expertises.

 

Tout le monde crée ou manipule des documents

Tout le monde crée ou manipule des documents, des données et de l’information, trois termes dont l’articulation forme le contenu de l’entreprise. « Le document est un objet constitué d’un support et de l’information qu’il porte, considéré comme un tout signifiant. La donnée est à la fois mot, nombre, signal, chaîne de caractères, séquence de bits, morceau de matière ou tout autre élément brut enregistré dans un système d’information où il pourra être corrélé à d’autres objets et interprété pour constituer une information. L’information constitue quant à elle tout ensemble de sons, d’images, de données ou de documents intelligibles par l’homme, qu’il soit fixé sur un support ou non », rappelle l’archiviste Marie-Anne Chabin. S’il devait travailler seul, le professionnel capable d’orchestrer un tel environnement aurait fort à faire. Mais une entreprise peut compter sur plusieurs ressources. À commencer par celle des spécialistes de l’infodoc, contraction de la discipline information-documentation, dont le représentant le plus connu est le fameux documentaliste. L’avènement du numérique a bousculé ses habitudes sans changer son activité fondamentale : être au cœur de la gouvernance de l’information dans l’entreprise.

« Dans les métiers du document, le numérique est une opportunité pour prendre en charge l’automatisation des tâches, et nous permettre d’être en phase avec le besoin des utilisateurs . »

Nathalie Berriau, ADBS

Maîtriser les aspects techniques

Le documentaliste doit désormais maîtriser les aspects techniques des infrastructures IT, tout en sachant retrouver l’information. « Il est important que les compétences des documentalistes, qui bien souvent ne portent plus ce titre en entreprise mais sont plutôt identifiés sous les noms de records manager ou de chef de projet, portent sur la structuration des données. Dans beaucoup d’organisations, des intranets et des projets de GED sont mis en place sans rencontrer de problèmes techniques mais la structuration de l’information, et la capacité de sélectionner et gérer des métadonnées sont totalement sous-estimées », constate Nathalie Berriau, coordinatrice générale de l’Ascodocpsy, réseau de documentation en santé mentale, et présidente de l’ADBS, l’association des professionnels de l’information et de la documentation. Pour cette experte, pas de doute, que l’on recrute un nouveau collaborateur ou qu’on le forme en interne, la gestion documentaire ne peut plus aujourd’hui se satisfaire d’amateurisme. Le profil idéal du responsable de la démat est celui d’un professionnel doté de multiples qualités. Les exigences de cette fonction sont en effet complexes et pluridisciplinaires, à la fois techniques, juridiques, réglementaires et organisationnelles. En témoignent les quelques métiers listés dans notre glossaire, qui soulignent l’imbrication des activités créées autour de la gestion de l’information. Par exemple, le DIM ou Document & Information Manager, chargé de définir politique et stratégies dans la gouvernance de l’information, a vu son périmètre d’action gonflé par la prépondérance du juridique. Conséquence, la frontière de ses activités est désormais poreuse avec celle du DPO et du CDO.

Mais plus que la création de nouveaux jobs, ce sont des pans entiers d’activités qui sont bouleversés par les mutations qui s’opèrent entre elles. « Le DSI voit son métier évoluer. En plus des données, il traite désormais des documents, ce qui l’amène à être un expert de l’hybridation des processus. Le RSSI est lui aussi impacté, notamment par la gestion du risque, tout comme la direction générale, qui prend conscience de son rôle central dans la transformation numérique. Pour leur part, les collaborateurs s’imposent dans le partage de la connaissance et s’invitent dans la conduite de l’entreprise. Enfin, le DAF n’est pas épargné par ces mutations.

Dans tous ces changements, il appartient à la direction de créer une culture numérique et de la transformation au sens large, et de l’entretenir avec un animateur, quel que soit son poste », souligne Jean-Pierre Blanger, directeur solutions & services, direction marketing et communication chez Ricoh.

« La multiplication de services documentaires externalisés va demain changer la façon de travailler dans l’entreprise, tandis que celle-ci pourra se recentrer sur ses valeurs . »

Jean-Pierre Blanger, Ricoh

Chaque service traite un grand nombre de données et de documents qui sont de plus en plus numériques. La dématérialisation et la gestion de ces documents est aujourd'hui un enjeu majeur et inco

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