ERP Cloud / SaaS... le moment crucial est-il arrivé ?

L'ERP représente le noyau dur du système d'information de chaque entreprise, quelle que soit sa taille. Le basculer sur le Cloud représente donc un véritable.  Voici les 8 questions à se poser avant de se lancer :

Comment réussir son évolution vers un ERP Cloud ou SaaS ?

Posté(e) par  Esther Edelstein

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Après avoir évoqué les points forts des ERP dans le Cloud, les avantages financiers du mode SaaS et les limites de l’externalisation (cliquez ici pour lire notre décryptage si vous l’avez manqué ), il faut désormais s’intéresser au projet d’évolution. Car une fois que la décision est prise de migrer son ERP dans le Cloud ou d’évoluer vers le mode SaaS, il faut mettre toutes les chances de son côté pour réussir son projet en toute sérénité.

L’évolution vers un ERP, qu’il soit dans le Cloud ou non, est un projet d’entreprise à part entière. Le passage dans le Cloud ne modifie pas l’importance de l’analyse précise des besoins et des objectifs liés à la mise en place de l’ERP. Par contre, la 1ère différence d’un projet ERP dans le Cloud ou en mode SaaS par rapport à une installation On Premise est de rapidement régler tous les points techniques liées à l’infrastructure haute-disponibilité et à son accessibilité puisque ce sont des caractéristiques inhérentes au Cloud. Dès lors, le projet de déploiement d’un ERP dans le Cloud va rapidement transférer les enjeux vers les usages métiers.

C’est donc un vrai projet stratégique pour lequel il n’est pas question de prendre des risques, alors voici toutes les bonnes questions à se poser pour prendre les précautions qui s’imposent et sécuriser la réussite du projet !
 

Quelles sont les 5 questions préalables à se poser avant de basculer son ERP dans le Cloud ?

Il y a effectivement des questions fondamentales liés à un projet d’ERP dans le Cloud dont les réponses vont varier en fonction des différents modèles : Cloud public, Cloud privé ou Cloud hybride (voir leurs définitions ) :

  • La connectivité : la connexion réseau disponible sur les différents sites de l’entreprise sera cruciale pour la qualité de service et la disponibilité auprès des utilisateurs finaux.
  • La mobilité : les usages mobiles devront être clairement définis pour vérifier si les solutions fournies par l’ERP assurent une expérience utilisateur réussie et ne pas risquer de déployer l’ERP dans le Cloud s’il n’est pas « mobile-friendly ».
  • La sécurité : évoluer vers un ERP dans le Cloud ou en mode SaaS pose des questions de sécurité évidentes puisque le système d’information de l’entreprise et ses données seront « exposés » sur le réseau internet ; les solutions d’authentification et de sécurisation proposées par l’hébergeur Cloud seront donc fondamentales.
  • Le rythme des mises à jour et la tolérance accordée par l’éditeur ERP pour les suivre (dans le cadre d’un Cloud public) : beaucoup d’éditeurs livrent une version majeure de leur ERP chaque année et il ne faut pas que l’entreprise consacre le temps qu’elle a gagné à ne plus administrer les infrastructures informatiques dans une course effrénée à l’innovation. L’avantage du Cloud ou du mode SaaS est de pouvoir dégager du temps pour se consacrer à son cœur de métier, pas à d’autres tâches techniques.
  • La réversibilité : la vie de l’entreprise n’est pas un long fleuve tranquille et elle sera assurément confrontée à des changements, il faudra donc s’assurer de pouvoir conserver une certaine liberté dans la réversibilité : revenir à un modèle On Premise ou évoluer d’un Cloud public vers un Cloud hybride devront être des options possibles à long terme.

 

À quel moment doit-on basculer son ERP sur le Cloud ?

Choisir de basculer son ERP dans le Cloud est étroitement lié à la maturité et à la complexité de son système d’information. Dès que l’entreprise s’agrandit et que plusieurs sites doivent utiliser l’ERP centralisé à distance, il est alors opportun de migrer son ERP vers le Cloud ou un modèle SaaS.

Choisir le mode SaaS pour les aspects financiers est également lié au stade de croissance de l’entreprise. Si l’entreprise connait une forte croissance mais n’a encore que quelques utilisateurs, elle privilégiera le choix d’un ERP en mode SaaS. 

Dans les 2 cas, le plus tôt sera le mieux car si le système d’information se complexifie, le basculement de l’ERP dans le Cloud sera plus compliqué et les avantages financiers du mode SaaS moins importants.
 

Pourquoi tout le monde ne migre pas son ERP en SaaS ou sur le cloud ?

Pour une PME, c’est très facile de s’orienter vers un ERP en mode SaaS dans un Cloud public, surtout si elle n’a pas déjà investi dans une solution conséquente pour laquelle elle serait encore en train d’amortir les coûts.

Par contre, une entreprise, quelle que soit sa taille, qui exploite un ERP sur lequel elle a mis en œuvre des développement spécifiques ou des paramétrages avancés aura des difficultés supplémentaires à migrer vers un ERP dans le Cloud, d’autant plus s’il s’agit d’une offre SaaS au sein d’un Cloud public. Sauf à ce qu’il existe un ERP SaaS parfaitement adapté à son secteur d’activité, la proportion de fonctionnalités à adapter de manière spécifique dans le projet ERP pourrait donc constituer un frein au choix d’une solution full SaaS dans le Cloud public et le recours à une solution de type Cloud privé.

C’est d’ailleurs souvent le cas des ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire) car elles ont des systèmes d’information beaucoup plus conséquents, avec de nombreuses applications de gestion complémentaires à l’ERP pour lesquelles des interfaces d’échanges de données ont été développées. Elles ont donc déjà investi dans des licences ou des projets d’envergure dont elles amortissent les coûts. Le modèle SaaS n’est ainsi pas ou peu adapté aux ETI mais, par contre, elles utilisent déjà le Cloud pour de petites applications et envisagent de plus en plus d’externaliser l’infrastructure autour de l’ERP dans le Cloud, on parlera alors de Cloud privé ou de Cloud hybride... 

Ces 2 questions nous montrent précisément à quel point il est important de pouvoir faire évoluer sont ERP vers le Cloud ou en mode SaaS à son propre rythme (cliquez ici pour en savoir plus sur le concept « Cloud at your speed »).
 

Doit-on migrer l’ensemble de l’ERP vers le cloud ou une partie des fonctionnalités ?

Le débat sur les déploiements de projets ERP en mode « Big Bang » (basculement de 100% des processus dans le nouvel ERP en une seule fois) ou par modules applicatifs successifs n’est pas propre au mode SaaS ou à un ERP dans le Cloud. La question de fond est quasiment la même que l’ERP soit externalisé ou non et il n’existe malheureusement pas de bonne réponse tant le sujet est lié à chaque contexte d’entreprise.

La migration en « Big Bang » nécessite des procédures de recette et de contrôle beaucoup plus strictes ainsi qu’une conduite du changement beaucoup plus intensive pour bien accompagner les utilisateurs métiers et ne pas mettre en péril le bon fonctionnement de l’entreprise. Tandis que la migration progressive modules par modules est plus longue et plus compliquée (des interfaces d’échanges de données « jetables » doivent notamment être mises en œuvre) mais moins risquée et peut-être plus sereine pour les utilisateurs métiers.
 

Quels sont les points clés à privilégier pour la conduite d’un projet ERP SaaS ?

La dimension d’intégration entre les différents applicatifs de gestion qui constitue le système d’information va nécessiter de prévoir dans le projet une fonction d’architecte pour garantir le bon fonctionnement des échanges de données et ainsi préserver la fluidité des processus métiers d’entreprise et l’intégrité des différentes référentiels de données car sinon des variations des mêmes données pourraient co-exister à des endroits différents. La vision du client dans la CRM doit rester alignée avec celle dans l’ERP, même si la CRM est utilisée en mode SaaS dans un Cloud public et que l’ERP est utilisé dans un autre Cloud public, en mode SaaS ou non, voire dans un Cloud hybride.

Lorsque l’on choisit un ERP en mode Saas, c’est que l’on s’est assuré de la pertinence de ses fonctionnalités pour son secteur d’activité. On est sûr qu’il correspond à ses besoins. Aussi, il va falloir faire en sorte de rester au maximum dans le standard et de ne pas tomber dans l’écueil de vouloir faire du spécifique au risque de complexifier son utilisation du mode SaaS et d’en perdre les avantages inhérents : mises à jour simplifiées, facilité de déploiement et d’évolution.

Mais pour rester dans le standard de l’ERP en mode SaaS, tout l’enjeu va être de bien accompagner les utilisateurs métiers et cela nécessite de travailler en mode « solutioning » avec pédagogie. Plutôt que de chercher à imposer les fonctionnalités standards, il sera préférable de charger les données client pour que les utilisateurs s’y retrouvent et ensuite leur montrer les solutions existantes par rapport à leurs besoins avec les différentes options de paramétrages possibles. C’est là où les pré-paramétrages par secteurs d’activité vont jouer un rôle important sur la durée du projet.

 

Quelle durée de déploiement prévoir pour un ERP dans le Cloud ou en mode SaaS ?

Les projets ERP en mode SaaS centrés sur l’utilisation des fonctionnalités standards ont l’avantage d’exclure le « mode tunnel » que l’on a pu connaître par le passé.

Des PME en forte croissance peuvent aujourd’hui déployer un ERP en mode SaaS avec le 1er Roll-Out ou Go-Live en moins de 3 mois. C’est tout à fait possible si l’ERP est adapté au secteur d’activité et intègre des processus métiers et des jeux de données pré-paramétrés. Ces derniers sont aujourd’hui regroupés dans des packages fournis par les éditeurs comme les Value Accelerators chez Unit4, lisez notre article pour savoir comment réussir et accélérer votre projet ERP.

 

Quelles sont les points difficiles à anticiper lors de la migration de l’ERP vers le cloud ?

Migrer son ERP dans le Cloud et continuer à utiliser d’autres applications de gestion complémentaires en local (On Premise) ou dans le Cloud voire en mode SaaS nécessitera de préserver l’alignement des processus métiers et l’intégrité des référentiels de données. Pour cela, il faudra prévoir les interfaces d’échanges de données voire de s’équiper d’une solution complémentaire de BPM (Business Process Management) et d’EAI (Enterprise Application Integration).

Autre point important, même si les solutions de connectivité et de redondance de liens réseaux sont de plus en plus abouties et performantes, il n’en reste pas moins qu’une panne de liaison réseau pourrait bloquer immédiatement l’utilisation d’un ERP dans le Cloud. Les entreprises, quelles que soient leurs tailles, auront donc intérêt à coupler leur projet d’évolution vers un ERP dans le Cloud à une solution de PRA (Plan de Reprise d’Activité) qui leur permettra de déterminer en combien de temps elles seront capables de redémarrer l’activité informatique en cas d’incident réseau majeur (RTO pour Recovery Time Objective) et quel laps de temps de saisies de données elles s’autorisent à perdre (RPO pour Recovery Point Objective).

Où trouver un accompagnement pour migrer vers un ERP SaaS ?

Comme dans tout projet ERP, il est important de faire les bons choix et donc préférable de se faire accompagner. Il existe des consultants spécialisés dans les ERP avec une forte expertise sur les problématiques du Cloud mais un premier contact avec les éditeurs ERP permet aussi de mieux comprendre les avantages des différentes solutions D’ailleurs, n’hésitez pas à télécharger le comparatif indépendant réalisé par le cabinet Eval-Source sur les 5 premiers ERP du marché

Esther Edelstein

Au sein de l'équipe Marketing France, je suis en charge d'accompagner les sociétés de service et les directions financières dans leur transformation digitale grâce à nos ERP nouvelle génération et à notre best of breed en comptabilité.

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